Dichiarazioni fiscali digitali: firma elettronica avanzata o qualificata, consegna al contribuente, conservazione a norma e delega unica consentono allo studio di gestire l’intero processo senza carta.
Le dichiarazioni fiscali possono essere gestite interamente in digitale: il contribuente può sottoscriverle con firma elettronica avanzata o qualificata e conservarle in modalità digitale nel rispetto del CAD, del D.M. 17 giugno 2014 e delle Linee Guida AgID.
La gestione digitale delle dichiarazioni fiscali consente oggi di coprire l’intero ciclo documentale: conferimento dell’incarico, trasmissione telematica, consegna della dichiarazione, sottoscrizione del contribuente e conservazione. La digitalizzazione non modifica gli obblighi sostanziali, ma permette di assolverli attraverso strumenti elettronici conformi al CAD e alle regole tecniche vigenti.
Dichiarazioni fiscali digitali: cosa consente la normativa sulla firma elettronica
La sottoscrizione elettronica di contribuenti e sostituti d’imposta sui modelli dichiarativi, tramite soluzioni di firma conformi, e la successiva conservazione digitale a norma
rappresentano un’opportunità che professionisti e studi professionali non possono lasciarsi sfuggire. Digitalizzare questi processi significa automatizzare le attività, ridurre i costi di gestione e rendere il rapporto con i clienti più fluido, innovativo e sostenibile.
La normativa italiana consente da anni di digitalizzare l’intero processo di firma e conservazione dei modelli dichiarativi, coinvolgendo intermediario abilitato e clienti. L’Italia è stata tra i primi Paesi al mondo a imporre la trasmissione telematica delle dichiarazioni fiscali e oggi la quasi totalità di dichiarazioni e comunicazioni fiscali viaggia attraverso i canali telematici dell’Agenzia delle Entrate. Il quadro normativo, ormai consolidato, ha chiarito i principali dubbi operativi, definendo un flusso di processo interamente digitale (cfr., ex multis, risoluzione n. 23/E/2021 e risposta a interpello n. 217/E/2022).
Il processo digitale dalla delega alla conservazione
Il percorso di digitalizzazione della trasmissione delle dichiarazioni fiscali è iniziato con il D.P.R. n. 322/1998, che impone a contribuenti e sostituti d’imposta di conservare copia della dichiarazione debitamente sottoscritta. Il processo può essere sintetizzato in cinque passaggi chiave.
- Impegno alla trasmissione telematica: l’intermediario deve rilasciare al contribuente, anche cumulativamente per più dichiarazioni, l’impegno a trasmettere in via telematica i dati contenuti nella dichiarazione. L’impegno, sottoscritto dal contribuente, vale per la durata indicata o, in mancanza, fino al 31 dicembre del terzo anno successivo al rilascio, salvo revoca.
- Sottoscrizione e trasmissione da parte dell’intermediario: l’intermediario firma il riquadro dedicato nel frontespizio prima dell’invio telematico; tale sottoscrizione non è più richiesta dopo la presentazione (risposta a interpello n. 518/E/2019).
- Messa a disposizione della dichiarazione: entro trenta giorni dal termine previsto per la presentazione telematica, l’intermediario deve mettere a disposizione del contribuente la dichiarazione trasmessa e copia della comunicazione dell’Agenzia che ne attesta la ricezione.(risposta a interpello n. 97/E/2018).
- Sottoscrizione da parte del contribuente: ricevuta la dichiarazione, il contribuente la sottoscrive con firma autografa su supporto cartaceo oppure con firma elettronica avanzata o qualificata e conservazione digitale per dieci anni, ai sensi degli artt. 2 del D.M. 17 giugno 2014 e 20, comma 1-bis, del CAD. La risoluzione n. 298/E/2007 ha chiarito che tale sottoscrizione è elemento essenziale conservato dal contribuente, mentre l’intermediario conserva solo una copia (si vedano anche le risoluzioni n. 354/E/2008 e n. 194/E/2009).
- Conservazione: contribuente e sostituto d’imposta devono conservare ed esibire, per il periodo previsto dall’art. 43 D.P.R. n. 600/1973 e dall’art. 2220 c.c., la dichiarazione trasmessa e i documenti correlati; gli intermediari conservano una copia delle dichiarazioni trasmesse, senza obbligo di sottoscrizione (art. 3, comma 9-bis, D.P.R. n. 322/1998).
Firma elettronica dei dichiarativi: FES, FEA, FEQ e firma digitale
La firma elettronica qualificata è basata su un certificato qualificato e su un dispositivo qualificato per la creazione della firma. La firma digitale costituisce, nell’ordinamento italiano, una particolare tipologia di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche correlate.
L’art. 1, comma 3, D.P.R. n. 322/1998 stabilisce che la dichiarazione è sottoscritta, a pena di nullità, dal contribuente o da chi ne ha la rappresentanza. Il Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. n. 82/2005) individua tre tipologie di firma elettronica:
– la Firma Elettronica semplice (FES), dati elettronici associati ad altri dati e usati dal firmatario; la firma elettronica semplice non è idonea alla sottoscrizione dei dichiarativi fiscali. L’Agenzia delle Entrate, con la risposta n. 1/2023, ha escluso la validità di un sistema fondato esclusivamente su link via e-mail e OTP, riconducibile alla firma elettronica semplice.
– la Firma Elettronica Avanzata (FEA), che identifica univocamente il firmatario con mezzi sotto il suo controllo esclusivo e rileva eventuali modifiche successive;
– la Firma Elettronica Qualificata (FEQ), basata su certificato qualificato e nota in Italia come firma digitale, fondata su una coppia di chiavi crittografiche che garantiscono provenienza e integrità del documento.
Solo FEA e FEQ conferiscono al documento informatico la piena efficacia probatoria dell’art. 2702 c.c., a condizione che la FEA rispetti le regole tecniche del Titolo V, artt. 55-61, D.P.C.M. 22 febbraio 2013. La risposta n. 1/E/2023 ha chiarito che la firma elettronica semplice non è mai idonea per i dichiarativi fiscali: solo FEA o FEQ, anche in modalità remota, assicurano la validità del documento verso terzi, come le banche.
La conservazione digitale a norma
La conservazione dei documenti informatici è ormai la memoria digitale di un’organizzazione, con rilevanza fiscale e civilistica: deve impedire perdite o distruzioni non autorizzate e mantenere nel tempo autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti. Professionisti e aziende possono affidarla a Conservatori specializzati. L’art. 3 del D.M. 17 giugno 2014 richiede il rispetto del Codice civile, del CAD e delle relative Linee Guida AgID.
Ai sensi dell’art. 3, comma 3, D.M. 17 giugno 2014 (che rinvia all’art. 7, comma 4-ter, D.L. n. 357/1994), la conservazione ai fini fiscali va eseguita entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione annuale. Il processo di conservazione deve inoltre essere coerente con le Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, che costituiscono oggi il riferimento tecnico unitario della materia.
Per i modelli dichiarativi, comunicativi e di versamento, il termine non viene individuato semplicemente facendo riferimento all’anno d’imposta cui si riferiscono i dati. La risoluzione n. 9/E/2018 stabilisce che occorre guardare all’anno in cui il documento è stato prodotto e trasmesso: una dichiarazione relativa al periodo d’imposta 2024, prodotta e trasmessa nel 2025, segue quindi il termine di conservazione determinato con riferimento ai documenti prodotti nel 2025.
L’intermediario è tenuto a conservare copia delle dichiarazioni trasmesse, ma non deve acquisire e conservare necessariamente la copia sottoscritta dal contribuente. La sottoscrizione rileva infatti nell’esemplare che il contribuente è tenuto a conservare.” La risposta n. 217/2022 conferma gli obblighi distinti dell’intermediario e del contribuente.
Delega unica agli intermediari: le regole operative
Il Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate del 2 ottobre 2024, n. 375356, attua l’art. 21 del D.Lgs. n. 1/2024 disciplinando il modello unico di delega agli intermediari per l’accesso ai servizi online dell’Agenzia delle Entrate e di Agenzia delle Entrate-Riscossione. La delega riporta dati anagrafici di delegante e intermediario, i servizi delegati e la data di conferimento o revoca; può riguardare il Cassetto fiscale, la fatturazione elettronica e i corrispettivi telematici, i dati ISA/CPB e i servizi della Riscossione, e scade il 31 dicembre del quarto anno successivo al conferimento.
La comunicazione avviene tramite intermediario, con file XML sottoscritto con FEQ o FEA (anche basata su CIE), oppure direttamente dal contribuente nella propria area riservata. Gli intermediari conservano le deleghe per dieci anni dalla revoca o scadenza, annotandole in un registro cronologico giornaliero. Il Provvedimento del 20 maggio 2025 ha stabilito che Le deleghe già attivate prima dell’entrata in operatività della nuova procedura, avvenuta l’8 dicembre 2025, conservano efficacia fino alla loro scadenza originaria e comunque non oltre il 28 febbraio 2027.
La nuova delega unica scade il 31 dicembre del quarto anno successivo a quello in cui è conferita, salva revoca anticipata.
La nuova procedura di attivazione e revoca presso l’Agenzia è telematica. L’intermediario può tuttavia trovarsi a gestire anche documentazione acquisita dal cliente secondo le modalità consentite dal provvedimento, fermo restando che la comunicazione della delega ai sistemi dell’Agenzia avviene digitalmente.
Tabella riepilogativa
| Fase | Documento | Soggetto | Regola operativa |
|---|---|---|---|
| Incarico | Impegno telematico | Intermediario/cliente | Anche cumulativo |
| Trasmissione | Dichiarazione | Intermediario | Invio telematico |
| Consegna | Dichiarazione + ricevuta | Intermediario | Entro 30 giorni dal termine |
| Firma | Dichiarazione | Contribuente | Autografa, FEA o FEQ |
| Conservazione | Dichiarazione firmata | Contribuente | Secondo regole fiscali/CAD |
| Copia | Dichiarazione trasmessa | Intermediario | Conservazione ex DPR 322/1998 |
| Delega unica | Delega servizi | Cliente/intermediario | Durata fino al 31/12 del quarto anno |
Come organizzare un workflow digitale nello studio. I benefici della digitalizzazione
L’adozione di servizi trust come FEA o FEQ, per la firma dei dichiarativi, dell’impegno alla trasmissione o della delega unica, unita alla conservazione digitale a norma, genera vantaggi su più fronti: processi più snelli e gestibili da remoto, esigenza resa evidente dall’emergenza COVID-19; risparmio sui costi di stampa, carta, archiviazione fisica e ricerca documentale; maggiore facilità di utilizzo delle dichiarazioni sottoscritte nei rapporti con terzi, grazie alla verificabilità delle firme elettroniche; un impatto positivo sulla sostenibilità ambientale, riducendo il consumo di carta, inchiostro e materiali non biodegradabili.
La digitalizzazione contribuisce anche al posizionamento dell’Italia nel Rapporto sullo stato del decennio digitale, che dal 2023 ha sostituito l’indice DESI: nell’edizione 2025 l’Italia risulta ancora sotto la media europea per intensità digitale delle PMI, rendendo necessario investire su processi che generino un effetto di contaminazione digitale tra imprese e professionisti.
Conclusioni operative sulla firma elettronica
La digitalizzazione delle dichiarazioni fiscali non richiede semplicemente di sostituire la carta con un PDF, ma di costruire un processo nel quale firma, consegna, tracciabilità e conservazione siano coerenti tra loro.
Il contribuente deve disporre della dichiarazione trasmessa e della relativa ricevuta e, quando la sottoscrizione avviene digitalmente, deve essere utilizzato uno strumento idoneo a garantire validità e integrità del documento. L’Agenzia ha escluso l’idoneità della firma elettronica semplice per la sottoscrizione dei dichiarativi, riconoscendo invece la possibilità di utilizzare sistemi di firma elettronica avanzata o qualificata conformi alla disciplina applicabile.
Per gli intermediari, la digitalizzazione consente quindi di trasformare la gestione annuale delle dichiarazioni in un vero workflow:
incarico → impegno telematico → trasmissione → consegna → firma → conservazione → reperibilità del documento.
La convenienza organizzativa aumenta quando questo processo viene integrato con la delega unica, i servizi online dell’Agenzia e un sistema di conservazione coerente con le Linee Guida AgID.
Francesco Costa
Sabato 5 settembre 2026
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📌 BOX OPERATIVO Firma elettronica
Workflow digitale dei dichiarativi
Per costruire un processo interamente digitale lo studio deve verificare:
- impegno alla trasmissione telematica;
- corretta identificazione del cliente;
- trasmissione del modello;
- consegna della dichiarazione e della ricevuta;
- utilizzo di FEA o FEQ idonea;
- conservazione del documento firmato;
- conservazione della copia dell’intermediario;
- corretta gestione dei metadati;
- reperibilità del documento;
- integrazione con delega unica e servizi online.
🔎 FOCUS TECNICO
OTP non significa automaticamente FEA
Un sistema che invia un link via e-mail e richiede un semplice codice OTP non diventa, solo per questo, una firma elettronica avanzata.
La risposta n. 1/2023 ha escluso l’idoneità di un processo qualificabile come firma elettronica semplice per la sottoscrizione delle dichiarazioni fiscali.
✅ CONCLUSIONI OPERATIVE
Il vero obiettivo non è “firmare un PDF”, ma digitalizzare l’intero ciclo documentale.
Il processo corretto è:
incarico → trasmissione → consegna → firma valida → conservazione → reperibilità.
Firma elettronica e conservazione devono quindi essere progettate insieme.
❓FAQ Firma elettronica
Una dichiarazione fiscale può essere firmata elettronicamente?
Sì, utilizzando una firma elettronica avanzata o qualificata conforme ai requisiti applicabili.
Un OTP inviato sul telefono è sufficiente?
Non necessariamente. Se il processo integra soltanto una firma elettronica semplice, non è idoneo ai dichiarativi fiscali.
L’intermediario deve conservare la dichiarazione firmata dal cliente?
No. Deve conservare copia della dichiarazione trasmessa; l’esemplare debitamente sottoscritto è conservato dal contribuente.
Entro quando va consegnata la dichiarazione al cliente?
Entro trenta giorni dal termine previsto per la presentazione telematica, unitamente alla ricevuta dell’Agenzia.
Quanto dura la delega unica?
Fino al 31 dicembre del quarto anno successivo a quello di conferimento, salvo revoca.
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