WMS. Cosa vuol dire mettere un software in magazzino

L’innovazione tecnologica e digitale del magazzino sarà anche nei prossimi anni la chiave di volta per rivedere profondamente tutti i processi produttivi e logistici, al fine di rendere sempre più competitive le aziende di differenti comparti e settori, compreso quello idrotermosanitario. Il mercato è in continua evoluzione e la possibilità di disporre in tempo reale di informazioni precise e dettagliate su quantità, tipologie di prodotti in scorta e attività svolte dal magazzino assume un ruolo sempre più strategico: conoscere e gestire un magazzino “vivo” grazie all’implementazione di un sistema WMS (Warehouse Management System) rappresenta un forte vantaggio competitivo sul mercato.

Cosa sono e quali funzioni hanno i WMS

I WMS (Warehouse Management System) sono software dedicati all’ottimizzazione, controllo e automazione dei processi di magazzino – dalla ricezione, al controllo, alla messa in stock, alla preparazione e spedizione delle merci. In pratica, i WMS gestiscono stoccaggio, inventario e picking, integrandosi molte volte con i sistemi ERP per migliorare l’efficienza operativa, ridurre errori e costi, garantire la tracciabilità in tempo reale dei prodotti gestiti dal magazzino. L’esigenza di informatizzare le attività di gestione di solito nasce dalla volontà di ristrutturare, ottimizzare, ridurre i costi di gestione, ma anche conoscere la qualità e quantità dei prodotti in stock nel magazzino.

Nel mercato attuale, infatti, la clientela non mette più al primo posto la velocità di consegna o la tariffa più economica, bensì la sicurezza nella gestione e organizzazione delle merci spedite. Di conseguenza, l’adozione di tecnologie innovative per informatizzare la gestione del magazzino consente di evitare contenziosi, innalzare la soddisfazione della clientela e conoscere in ogni momento la disponibilità e ubicazione delle scorte: aspetti di fondamentale e crescente importanza anche per le aziende del comparto idrotermosanitario.

Per ottimizzare l’impiego delle risorse umane, degli spazi e delle attrezzature di magazzino, aumentando al contempo la velocità del flusso delle merci e migliorando il livello delle prestazioni, non è più sufficiente affidarsi all’esperienza, al buon senso e/o a strumenti di controllo tradizionali. È necessario ricorrere all’impiego di strumenti sofisticati per la gestione dei flussi e delle informazioni che transitano per il magazzino. Occorre però prestare la massima attenzione e muoversi con competenza e professionalità, al fine di evitare che un impiego poco appropriato delle risorse informatiche non produca gli effetti sperati o si riveli addirittura controproducente. In pratica, l’informatizzazione e digitalizzazione del magazzino sono quanto mai necessarie, ma vanno gestite valutando correttamente gli strumenti a disposizione e i risultati che si vogliono raggiungere.

Digitalizzare i magazzini per ottimizzare i processi aziendali

Le novità e le sfide imposte da un mercato in costante evoluzione, a cui si accompagnano le nuove esigenze nella gestione del magazzino, oggi stanno modificando i macro-trend delle imprese, tra cui sicuramente anche quelle del comparto idrotermosanitario. In uno scenario economico sempre più tecnologico e digitalizzato, emerge con maggiore forza l’aspetto immateriale dell’innovazione, legato alla digital economy e a tutti i fenomeni digitali che impattano sulla società, dalla crescita e sviluppo dell’e-commerce nel B2B e B2C all’intelligenza artificiale e ai big data per arrivare fino alla gestione della blockchain.

In futuro, la vera sfida in ambito supply chain per le aziende non sarà più legata solo alla capacità di rendere più efficienti i costi di trasporto e di distribuzione e le attività legate alla gestione del magazzino: diventeranno sempre più centrali e strategiche anche la revisione e la rivisitazione di tutti i segmenti della catena logistica, con l’adozione di un approccio sistemico – ossia orientato a valutare a tutto campo e con una visione sistemica aspetti quali l’ambiente, gli orientamenti degli stakeholder, le tecnologie digitali, le soluzioni innovative, la robotica e le soluzioni di information technology.

Per fare un esempio, nelle nuove modalità di funzionamento e gestione del magazzino moderno si incrementa la complessità delle interconnessioni dei flussi operativi (come ordini di prelievo e di spedizione, autorizzazioni al reso) e dei flussi informativi (report e dati statistici), ma crescono anche le opportunità che i soggetti coinvolti possono apportare al sistema in termini di valore aggiunto nella gestione dei processi operativi. Stigmatizzando, si può affermare che il concetto di magazzino moderno mira al passaggio dalla semplice digitalizzazione di ogni fase/attività di stoccaggio al concetto di una supply chain interamente connessa, dove tutti i processi e le attrezzature presenti nel magazzino devono dialogare insieme attraverso un linguaggio comune.

A cosa serve un sistema WMS

Semplificando, il funzionamento di un magazzino prevede quattro processi operativi: ricezione, stoccaggio, prelievo e spedizione delle merci. In ognuno di questi processi è necessario identificare le merci in modo da poterle prelevare senza errori ed evitare di perdere tempo nella loro ricerca. Per questa ragione, è opportuno eseguire una transazione delle informazioni nel sistema WMS per la gestione della logistica di magazzino. Il WMS consente di indentificare le merci movimentate (tramite la lettura del codice a barre apposto sul pallet o sulla scatola), controllare quantità e qualità della merce in entrata, gestire la tracciabilità degli articoli e supportare le decisioni operative basandosi su dati aggiornati e attendibili.

Attualmente i sistemi WMS si integrano perfettamente con i dispositivi hardware rappresentati dai terminali, dagli scanner barcode e dai sensori RFID, ma anche con eventuali altre piattaforme gestionali come i sistemi ERP e TMS (Transport Management System), così da garantire una gestione efficace e precisa di tutta la supply chain aziendale.

Nell’ordine, le principali funzioni di un WMS sono:

• ricezione merci, che comprende gestione dello scarico, controllo quanti-qualitativo e registrazione dei prodotti in ingresso;
• stoccaggio e mappatura delle ubicazioni, con ottimizzazione dello spazio, organizzazione delle ubicazioni e tracciamento di tutte le movimentazioni interne del magazzino;
• gestione inventariale dei prodotti, inclusi la visibilità in tempo reale del livello delle scorte, il monitoraggio dei lotti e l’eventuale gestione delle scadenze;
• picking & packing (ottimizzazione dei percorsi di prelievo delle merci, preparazione ordini e relativa preparazione degli imballi per la consegna);
• spedizione, ossia etichettatura delle merci, creazione dei documenti allegati alla spedizione (per esempio, la packing list) e gestione dei carichi.

I vantaggi dell’adozione di un sistema WMS

La gestione di un magazzino genera un elevato flusso di dati e informazioni. Per questa ragione, le aziende di diversi settori e dimensioni possono essere organizzate solo mediante l’adozione di specifici software. L’installazione di un WMS ha l’obiettivo di far recuperare produttività, efficienza e di ridurre i costi. In particolare, introduce i seguenti vantaggi:

• aumento di produttività, in termini di consegne on time, e diminuzione dei tempi di movimentazione della merce;
• aumento dell’efficienza operativa grazie a una maggiore velocità nell’evasione degli ordini e nelle attività di spedizione, con un miglioramento delle performance degli operatori di magazzino e la disponibilità di dati precisi sulle giacenze;
• ottimizzazione degli spazi, grazie a un miglior utilizzo delle aree di magazzino disponibili;
• aumento della tracciabilità, poiché il WMS consente di controllare lo stato di avanzamento delle attività e delle prestazioni degli operatori;
• riduzione dei costi di gestione, con ottimizzazione di spazi e procedure ed eliminazione di documenti cartacei;
• riduzione significativa degli errori umani, grazie a un maggior controllo nel ricevimento, e riduzione degli errori nel picking e nelle spedizioni grazie all’uso di tecnologie RFID e all’introduzione dei codici a barre.

I passi preliminari per l’adozione e implementazione di un WMS

I WMS possono intervenire su tutte le principali operazioni di magazzino: dal ricevimento merci, all’ubicazione in stock dei prodotti e al picking, fino alla spedizione, in modo da poter controllare i movimenti interni della merce. Nel dettaglio, all’interno del WMS è possibile rintracciare:

• la codifica degli articoli, che permette di gestire le caratteristiche tecniche dei prodotti; • la mappatura precisa delle ubicazioni di magazzino (corsie, scaffali, livelli e ubicazioni);
• l’utilizzo di etichette barcode/QR code personalizzate per l’identificazione di articoli e ubicazioni; • la gestione completa della tracciabilità dei lotti e dei singoli prodotti;
• l’inventario continuo e ciclico, per un’ottimizzazione del controllo delle giacenze;
• l’utilizzo di terminali mobili RF, per guidare gli operatori nella movimentazione dei materiali. Prima dell’effettiva attivazione del nuovo WMS, è indispensabile predisporre alcuni elementi base (senza cui il sistema non può funzionare correttamente) come la mappatura del magazzino, la nomenclatura delle scaffalature e l’analisi degli eventuali articoli privi di barcode.

Queste attività sono fondamentali per garantire che il WMS trovi un ambiente già strutturato, dove ogni articolo e ogni ubicazione risultano riconoscibili attraverso la lettura automatica tramite terminali RF (si tratta di dispositivi mobili collegati direttamente al sistema WMS, che consentono agli operatori di registrare in tempo reale tutte le operazioni svolte in magazzino, eliminando l’uso di documenti cartacei).

La mappatura del magazzino e la nomenclatura degli scaffali

Nella maggior parte dei casi in cui l’azienda intende introdurre un sistema di gestione WMS, il magazzino presenta una struttura funzionale non codificata secondo criteri standardizzati: le aree di stoccaggio non sono suddivise in modo sistematico e gli scaffali, pur essendo organizzati in base all’esperienza degli operatori, non sono dotati di codifica omogenea né di etichette identificative chiare. Questo rende difficoltoso un controllo efficiente delle giacenze, incrementa notevolmente i tempi per effettuare le operazioni di picking e crea e/o aumenta il rischio di effettuare errori nella movimentazione dei prodotti. Di conseguenza, una delle prime operazioni deve essere la definizione della logica di mappatura del magazzino, individuando una nomenclatura univoca predefinita composta da corsia, scaffale e livello di ubicazione dei codici di prodotto.

Contemporaneamente alla creazione dei codici, devono essere progettate e consegnate dal fornitore incaricato etichette magnetiche, facilmente applicabili e removibili, contenenti il codice della nomenclatura e il QR code corrispondente, per una rapida lettura tramite i terminali RF. Realizzare la mappatura, la codifica e l’etichettatura rappresenta uno dei più importanti passi per gettare le fondamenta del sistema gestionale WMS, preparando il magazzino a una gestione digitale più standardizzata rispetto al passato.

Lettura e decodifica del barcode L’introduzione nel sistema gestionale dei dati relativi alla movimentazione delle merci è tutt’oggi un lavoro complesso (nonostante i benefici introdotti dall’impiego dei sistemi informatici), ma di importanza significativa, perché permette di ricostruire la storia di ogni prodotto. Per acquisire la tracciabilità di qualsiasi merce in modo semplice e veloce si può fare riferimento al codice a barre, che per poter esser utilizzato con sicurezza e senza errori da parte dei diversi operatori dei magazzini e della logistica deve essere rilasciato e gestito da un’organizzazione unica – cioè Indicod-Ecr, l’associazione italiana che si occupa della diffusione degli standard adottati a livello mondiale.

A ciascun prodotto deve essere assegnato un codice di 13 caratteri, con la seguente struttura numerica: prefisso aziendale composto da 9 cifre, codice prodotto composto da 3 cifre e cifra di controllo composta da una cifra. Il codice, dopo essere stato stampato, deve essere acquisito in modo automatico al fine di inserirne il contenuto nel database aziendale: a ciò provvedono i lettori o scanner.

Alla fase di lettura segue quella di interpretazione del codice, che permette di trasformare l’informazione da ottica a elettrica. Il dispositivo di lettura, oggi con il decodificatore integrato, è in grado di interpretare i vari codici a barre. Sono presenti diverse tipologie di codici con caratteristiche e limitazioni differenti. Ecco perché è necessario avere estremamente chiaro che cosa si vuole codificare, lo spazio a disposizione per il codice, il sistema di stampa e di lettura che si intende utilizzare, nonché l’eventuale necessità di usarlo nell’ambito di una filiera aperta o chiusa.

I codici possono essere:

• codici lineari (i tipi più diffusi in Italia), come il codice 2/5, codice 39, codice 128, codice EAN e codice EAN 128;
• codici a barre bidimensionali, adatti per essere letti con apparecchi fotografici e smartphone. I più diffusi sono PDF417, Codablock F, Data Matrix, QR code (utilizzati per la codifica delle etichette magnetiche) e Maxi Code.