Registro di manutenzione: cos’è e cosa contiene #adessonews

Il registro di manutenzione delle apparecchiature elenca gli interventi di manutenzione eseguiti su un bene. Scopri cos’è e quali informazioni deve contenere

Tutte le aziende, indipendentemente dal settore di competenza, cercano di garantire, secondo varie modalità e strategie, la manutenzione costante ed efficiente di tutte le varie risorse.

Un ottimo modo per migliorare le attività di manutenzione, senza perdere di vista i bisogni reali delle attrezzature è sicuramente attraverso un registro di manutenzione delle apparecchiature.

È molto semplice generarlo direttamente attraverso un Facility Management software, con cui creare schede specifiche per ogni asset e gestire tutta la documentazione.

Ma sai bene cos’è un registro di manutenzione? Sai di cosa si compone? Scoprilo insieme a me in quest’articolo!

Registro di manutenzione delle attrezzature: che cos’è?

Un registro di manutenzione delle attrezzature è un documento che raccoglie tutti gli interventi di manutenzione che sono stati eseguiti su un asset nel corso della sua vita utile.

Mantenere le attività di manutenzione documentate aiuta l’intera organizzazione ad essere sempre aggiornata sullo stato degli asset.

Nel contesto della gestione del ciclo di vita delle attrezzature, il registro di manutenzione permette di tracciare non solo gli interventi correttivi, ma anche quelli preventivi.

Gestire ed organizzare gli interventi di manutenzione preventiva mediante un registro di manutenzione consente alle aziende di garantire che tutti i macchinari vengano ispezionati ad intervalli regolari e che funzionino regolarmente, evitando il rischio di guasti improvvisi.

Questo strumento è cruciale per garantire che tutte le attrezzature funzionino in modo regolare e sicuro, riducendo il rischio di guasti improvvisi e costi di riparazione elevati​.

Tipi di registri di manutenzione

In base alle necessità operative di un’azienda, un facility manager può scegliere differenti tipi di registri di manutenzione:

1. registri di programma di manutenzione: forniscono una panoramica su tutti i progetti su cui un’azienda sta lavorando in un certo momento, infatti tiene traccia di tutti i lavori in corso di realizzazione, definendo costantemente il tempo previsto per il completamento;
2. registri di progetto: come i registri di programma di manutenzione, documentano i progetti in corso all’interno di un’organizzazione, ma rispetto a questi, possono includere anche progetti di altri reparti e progetti che sono già stati completati;
3. registri di manutenzione dei macchinari: raccolgono tutte le informazioni utili per le attività di manutenzione e vengono utilizzati per programmare la manutenzione dei macchinari. Sono di grande utilità perché guidano i tecnici all’esecuzione di interventi di manutenzione sulle macchine ad intervalli specifici.

Registro manutenzione macchine: perché è cruciale per il funzionamento ottimale delle macchine nel settore AECO

I registri di manutenzione delle macchine sono un tipo specifico di registro di manutenzione delle attrezzature utilizzato per tracciare le attività di manutenzione per macchinari e attrezzature pesanti. Questi registri sono comunemente utilizzati in diversi settori, tra cui l’edilizia.

I registri di manutenzione delle macchine devono includere necessariamente:

1. informazioni generali sull’attrezzatura (nome dell’apparecchiatura, numero ID, produttore, modello, data di acquisto e posizione);
2. cronologia della manutenzione (data di manutenzione, tipo di manutenzione, parti sostituite ecc.);
3. manutenzione programmata (prossima data di manutenzione programmata, intervallo di manutenzione, attività di manutenzione da eseguire ecc.);
4. altre informazioni aggiuntive come foto o video dell’attrezzatura, informazioni sulla garanzia, liste di controllo o linee guida di manutenzione del produttore).

Tenendo registri dettagliati di manutenzione delle macchine, è possibile garantire:

• miglioramento dell’affidabilità e delle prestazioni delle apparecchiature;
• riduzione dei tempi di fermo e dei costi di manutenzione;
• conformità alle norme di sicurezza e alle raccomandazioni del produttore;
• risoluzione dei problemi e diagnosi più semplici;
• programmi di manutenzione ottimizzati in base ai dati effettivi di utilizzo e prestazioni.

Esempio di un registro di manutenzione: ecco cosa contiene

Un registro di manutenzione contiene informazioni differenti in relazione all’asset a cui si riferisce, in genere però si configura come un documento che può essere suddiviso in due sezioni differenti:

1. nella prima sezione vengono individuate le informazioni generali utilizzate per identificare l’asset come:
   • numero di serie;
   • modello;
   • produttore;
   • posizione;
   • tecnico di manutenzione responsabile;
   • data di acquisto;
   • prezzo di acquisto;
   • etc.;
2. nella seconda sezione invece è possibile trovare un elenco delle azioni di manutenzione eseguite sull’asset, come:
   • data in cui viene eseguita la manutenzione;
   • descrizione dell’intervento effettuato;
   • tecnico che ha eseguito l’intervento.

Template di un registro di manutenzione di un’attrezzatura – usBIM.maint

Vantaggi dei registri di manutenzione dell’attrezzatura

I registri di manutenzione delle attrezzature permettono di monitorare costantemente le condizioni delle apparecchiature consentendo all’azienda di ottenere una serie di vantaggi:

• risparmio sui costi di riparazione: programmare e documentare le attività di manutenzione consente che gli asset rimangano in condizioni di operatività, riducendo i costi di interventi di riparazione o sostituzione improvvisi;
• aumento del valore delle apparecchiature: i registri di manutenzione garantiscono la corretta esecuzione dei programmi di manutenzione e dunque la qualità stessa della risorsa. Un’attrezzatura che possiede una manutenzione ben documentata ne aumenta il valore rispetto ad altre attrezzature usate che non hanno registri di manutenzione;
• maggiore sicurezza: ispezionare costantemente le apparecchiature e tenere traccia degli interventi che vengono effettuati consente di individuare problemi in maniera più frequente, in questo modo si scongiureranno danni maggiori ed aumenterà la sicurezza del posto di lavoro e degli operatori;
• migliore divisione delle responsabilità: le apparecchiature verranno affidate a tecnici di manutenzione, che dovranno occuparsene e saranno responsabili del loro corretto funzionamento;
• sviluppo di programmi di manutenzione specifici: ogni apparecchiatura ha un registro di manutenzione e quindi possiederà un programma di manutenzione sviluppato ad hoc in funzione del risultato dell’analisi di criticità della risorsa e della cronologia di interventi effettuati e da effettuare.

L’importanza del registro di manutenzione nel facility management

Il ruolo del registro di manutenzione nel facility management è fondamentale per garantire un’efficace pianificazione, esecuzione e monitoraggio di tutte le attività legate alla manutenzione degli asset. Il registro di manutenzione funge da archivio centrale di tutte le informazioni relative agli interventi di manutenzione eseguiti su ogni singolo asset all’interno dell’organizzazione.

Attraverso il registro di manutenzione è possibile:

• avere una documentazione dettagliata di tutti gli interventi di manutenzione passati, compresi i dettagli delle attività eseguite, le date degli interventi e i tecnici coinvolti. Questo storico delle attività di manutenzione consente ai responsabili di avere una panoramica completa dello stato di ciascun asset nel corso del tempo, identificando eventuali tendenze di deterioramento o problemi ricorrenti che richiedono attenzione;
• migliorare la pianificazione delle attività future, attraverso la definizione di checklist di manutenzione preventiva in base alle esigenze specifiche di ciascun asset. Attraverso l’analisi dei dati storici e l’identificazione dei requisiti di manutenzione raccomandati per ciascun tipo di asset, è possibile sviluppare programmi di manutenzione preventiva personalizzati e ottimizzati, mirati a massimizzare la durata e l’efficienza degli asset;
• facilitare la gestione degli ordini di lavoro e delle risorse, consentendo una distribuzione efficace delle attività di manutenzione ai tecnici e una tracciabilità accurata dei compiti assegnati e completati. Questo favorisce una maggiore trasparenza e coordinazione tra i membri del team di manutenzione, migliorando l’efficienza complessiva delle operazioni di manutenzione.

Il registro di manutenzione rappresenta uno strumento essenziale per una gestione efficiente e affidabile per le varie attività di manutenzione, in particolar modo nei piani di manutenzione preventiva e predittiva. Approfondiamo insieme questo aspetto nei prossimi paragrafi.

Registro di manutenzione preventiva

La manutenzione preventiva è una strategia chiave per garantire la durata e l’efficienza degli asset e il registro di manutenzione svolge un ruolo cruciale nella sua implementazione efficace. Mediante la registrazione accurata di tutte le attività di manutenzione eseguite su ciascun asset, il registro fornisce una panoramica completa dello stato di manutenzione di ciascuno di essi. Questo consente ai responsabili della manutenzione di pianificare in modo proattivo gli interventi preventivi, basandosi sulla cronologia degli interventi passati e sull’analisi delle tendenze di deterioramento.

Inoltre, il registro di manutenzione facilita il monitoraggio degli intervalli di manutenzione raccomandati per ciascun tipo di asset, consentendo un’ottimizzazione della programmazione delle attività di manutenzione preventiva.

Attraverso l’uso di un registro di manutenzione preventiva, il facility manager può organizzare interventi mirati, basati su dati storici, che consentono di prevedere con maggiore precisione i momenti critici per l’efficienza degli asset. Un registro di manutenzione preventiva include informazioni dettagliate come:

• data e tipo di intervento;
• parti sostituite o riparate;
• tecnico responsabile;
• prossima manutenzione programmata.

Manutenzione predittiva e registro di manutenzione

La manutenzione predittiva si basa sull’analisi dei dati e sull’utilizzo di tecnologie avanzate, come l’Internet of Things (IoT) e l’analisi dei big data, per monitorare lo stato di salute degli asset in tempo reale e prevedere quando potrebbero verificarsi guasti o necessitare di manutenzione.

I dati di manutenzione contenuti nel registro, come le date degli interventi, i tipi di manutenzione eseguiti e gli interventi correttivi applicati, costituisce un prezioso insieme di dati per l’analisi predittiva.

Utilizzando il registro di manutenzione come fonte di dati, è possibile identificare modelli e tendenze nelle prestazioni degli asset nel tempo. Ad esempio, attraverso l’analisi dei dati storici registrati nel registro di manutenzione, è possibile individuare segnali precoci di potenziali guasti o malfunzionamenti imminenti, come variazioni anomale nelle prestazioni o frequenti richieste di manutenzione correttiva per lo stesso tipo di asset.

Inoltre, il registro di manutenzione fornisce una base di dati affidabile per lo sviluppo e la calibrazione dei modelli predittivi. Integrando i dati storici del registro di manutenzione con i dati in tempo reale provenienti dai sensori IoT e altri dispositivi di monitoraggio, è possibile addestrare modelli di machine learning per rilevare anomalie o pattern predittivi che potrebbero indicare problemi imminenti.

Perché utilizzare un CMMS e digitalizzare i registri di manutenzione?

Compilare manualmente i registri di manutenzione potrebbe risultare molto noioso e si creerebbero fogli difficili da organizzare e gestire. Anche se questa operazione è di fondamentale importanza per aiutare le organizzazioni ad ottimizzare le loro prestazioni.

A giungere in aiuto è sicuramente un CMMS, un Computerized Maintenance Management System, che elimina i processi manuali di compilazione. Lavora con dati interconnessi e aggiorna automaticamente i registri non appena un ordine di lavoro viene chiuso.

Digitalizzando i registri di manutenzione potrai:

• accedere ai dati relativi alla manutenzione in tempo reale da qualsiasi luogo e monitorare costantemente le attività per intervenire prontamente in caso di problematiche o emergenze;
• disporre sempre di informazioni precise e aggiornate per pianificare interventi in modo più efficiente e razionale. La possibilità di analizzare i dati storici e di identificare tendenze può aiutare a prevedere e prevenire guasti, riducendo al minimo i tempi di fermo macchina non pianificati e migliorando la disponibilità degli impianti;
• ridurre i costi associati alla gestione manuale dei registri cartacei. Eliminando la necessità di stampare e archiviare documenti cartacei, i sistemi digitali riducono i costi di carta, stampa e archiviazione, contribuendo a un maggiore risparmio complessivo per l’azienda.

Il mio consiglio è quello di iniziare subito ad utilizzare un Facility Management software che ti consente, in poche semplici mosse, di creare schede e registri di manutenzione a cui accedere mediante un semplice QRCODE e la possibilità di condividerle rapidamente con il tuo team.

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