COSPE – Financial Officer – Albania – Info cooperazione

COSPE sta selezionando un/a Financial Officer da inserire nella sua operatività in Albania. Durata 12 mesi. Tipo contratto: Da definire Scadenza candidature 31/01/2025

COSPE, organizzazione impegnata da oltre 40 anni nella cooperazione internazionale, nella giustizia sociale e nelle migrazioni, promuovendo la diversità e l’equità nei propri ambienti di lavoro e garantendo pari accesso alle opportunità professionali a donne, persone razzializzate, membri di comunità LBGT+ e altri gruppi sottorappresentati, ricerca un/una Financial Office per la sede in Egitto.

Descrizione del ruolo

Il Financial Officer dovrà garantire una corretta gestione amministrativa del progetto “Proud to have Rights”, in conformità con le procedure interne delle organizzazioni e le linee guida del donatore, assicurando un coordinamento costante con gli altri membri del team di progetto e con i partner coinvolti. In particolare, deve mantenere una comunicazione costante con il Project Manager e con l’Ufficio Amministrazione Progetti.

 Principali compiti e responsabilità: 

• Gestione amministrativa, finanziaria e fiscale del personale (tasse, IVA, sicurezza sociale) in conformità con le basi legali del Paese;
• Registrazione delle spese per l’intero progetto, inclusi i fondi gestiti dai partner del progetto, nel software finanziario specifico dell’associazione, e partecipazione alla preparazione di contratti, pagamenti e verifica dei report;
• Gestione delle procedure amministrative relative al recupero dell’IVA, secondo le normative aggiornate del Paese;
• Supporto e supervisione nella gestione efficace ed efficiente delle risorse amministrative e contabili del progetto, in collaborazione con il Project Manager;
• Supporto al PM per la preparazione delle richieste di pagamento e delle richieste di modifica contrattuale;
• Partecipazione ai processi di procurement e procedure di subappalto, inclusa la preparazione della relativa documentazione finanziaria;
• Assistenza alle strutture operative durante le missioni di audit, revisione dei rapporti di verifica delle spese redatti dall’auditor del contratto di servizio e commenti su questioni finanziarie e contrattuali;
• Preparazione dei piani di budget, gestione delle passività, controllo dell’ammissibilità delle spese e del budget dell’ufficio;
• Contributo alla preparazione dei report finanziari di avanzamento seguendo le regole dei donatori;
• Assistenza al team di progetto nella preparazione e nell’erogazione di supporto ai beneficiari di sovvenzioni (aspetti finanziari della preparazione/implementazione del progetto) e ad altri eventi sul campo, in particolare per quanto riguarda gli aspetti logistici, finanziari e di procurement;
• Verifica delle procedure di acquisto rispetto alle regole interne e dei donatori;
• Registrazione dei dati contabili nel software di gestione finanziaria;
• Preparazione di una rendicontazione finanziaria mensile da sottoporre regolarmente al Project Management;
• Partecipazione allo sviluppo della pianificazione delle spese e del co-finanziamento nell’ambito delle attività previste dai progetti.

 Requisiti obbligatori: 

• Laurea in Gestione Finanziaria, Economia (contabilità/auditing) o campi affini;
• Minimo 3 anni di esperienza professionale rilevante nella gestione di progetti internazionali;
• 3 anni di esperienza nella gestione finanziaria/contabile di progetti finanziati da donatori internazionali;
• Esperienza in finanza/contabilità/auditing in progetti/programmi finanziati dall’Unione Europea negli ultimi 3 anni;
• Fluente in inglese e italiano, sia scritto che parlato;
• Ambizione a lavorare in un ambiente internazionale con diverse procedure amministrative dell’UE;

Ulteriori requisiti richiesti:

• Capacità di proporre soluzioni per procedure amministrative legate alla gestione finanziaria, inclusi aspetti legali, requisiti di audit e controllo;
• Ottime competenze informatiche: MS Office, inclusi Excel, Access e PowerPoint, Internet;
• Ottime capacità comunicative, orientamento alla creatività e alla risoluzione dei problemi;
• Capacità di lavorare in gruppo anche sotto pressione per svolgere vari compiti legati al progetto;
• Responsabilità nel completare i diversi requisiti richiesti dal ruolo e volontà di migliorare le proprie capacità individuali durante il processo lavorativo.

 Sede di lavoro: Shkoder, Albania

Se soddisfi tutti i requisiti di ammissibilità e i criteri e hai l’impegno di assumerti queste responsabilità, invia sia il CV, con autorizzazione al trattamento dei dati personali secondo la normativa vigente, sia la lettera motivazionale in lingua inglese nonchè i nominativi per il check reference, a: risorse.umane@cospe.org e albania@cospe.org entro il 31/01/25, indicando come oggetto della mail: “FO-Albania 2025”.

Nel CV è obbligatorio indicare esattamente le date di inizio e fine (mese/anno), la posizione ricoperta e il datore di lavoro per ogni incarico lavorativo.

Solo le candidature che soddisfano i requisiti richiesti saranno contattate per avviare il processo di selezione.

Disclaimer:

Cospe crede che la diversità, l’equità e l’inclusione siano elementi chiave per lo sviluppo e la sostenibilità delle organizzazioni. Siamo impegnati a creare un ambiente di lavoro inclusivo, che promuova l’uguaglianza di opportunità e rispetti la diversità di background, di esperienze e di opinioni del nostro personale e dei nostri partner. Ci impegniamo a garantire che tutte le fasi del processo di ricerca e selezione del personale siano condotte in modo equo e trasparente, valorizzando le competenze e le qualifiche con un approccio decoloniale. Inoltre, ci impegniamo ad utilizzare un linguaggio ampio ed inclusivo nelle nostre comunicazioni, al fine di evitare qualsiasi forma di discriminazione o pregiudizio di genere. Cospe garantisce i diritti previsti dalla normativa sulla Privacy e precisa che utilizzerà le informazioni ricevute ai soli fini di reclutamento e selezione del personale.

COSPE IS LOOKING FOR A FINANCIAL OFFICER IN ALBANIA

COSPE, an organization committed for over 40 years to international cooperation, social justice, and migration, promoting diversity and equity in its work environments and ensuring equal access to professional opportunities for women, racialized people, members of LGBT+ communities, and other underrepresented groups, is looking for a Financial Officer for its office in Egypt.

Role Description

The Financial Officer will ensure proper administrative management of the “Proud to have Rights” project in accordance with the organization’s internal procedures and the donor’s guidelines, maintaining consistent coordination with other project team members and the involved partners. Specifically, they will maintain constant communication with the Project Manager and the Project Administration Office.

 Main Tasks and Responsibilities

• Administrative, financial, and fiscal management of staff (taxes, VAT, social security) in compliance with the country’s legal framework;
• Recording project expenses, including funds managed by project partners, in the association’s financial software, and participating in the preparation of contracts, payments, and verification of reports;
• Managing administrative procedures related to VAT recovery as per updated country regulations;
• Supporting and supervising effective and efficient management of administrative and accounting resources for the project in collaboration with the Project Manager;
• Assisting the PM in preparing payment requests and contract modification requests;
• Participating in procurement processes and subcontracting procedures, including the preparation of related financial documentation;
• Assisting operational structures during audit missions, reviewing expense reports prepared by the service contract auditor, and commenting on financial and contractual matters;
• Preparing budget plans, managing liabilities, controlling expense eligibility, and managing office budgets;
• Contributing to the preparation of progress financial reports following donor rules;
• Assisting the project team in preparing and providing support to grant beneficiaries (financial aspects of project preparation/implementation) and other field events, particularly regarding logistical, financial, and procurement aspects;
• Verifying purchasing procedures in compliance with internal and donor rules;
• Recording accounting data in financial management software;
• Preparing monthly financial reports to be regularly submitted to Project Management;
• Participating in the planning of expenses and co-financing as part of the project activities.

 Mandatory Requirements

• Degree in Financial Management, Economics (accounting/auditing), or related fields;
• At least 3 years of relevant professional experience in managing international projects;
• 3 years of experience in financial/accounting management of projects funded by international donors;
• Experience in finance/accounting/auditing in EU-funded projects/programs over the past 3 years;
• Fluency in English and Italian, both written and spoken;
• Ambition to work in an international environment with various EU administrative procedures.

Additional Requirements

• Ability to propose solutions for administrative procedures related to financial management, including legal aspects, audit, and control requirements;
• Excellent computer skills: MS Office, including Excel, Access, and PowerPoint, Internet;
• Strong communication skills, creativity, and problem-solving orientation;
• Ability to work in a team under pressure to perform various project-related tasks;
• Responsibility in completing the different role requirements and willingness to improve individual skills during the work process.

 Location: Shkoder, Albania

If you meet all eligibility requirements and criteria and are committed to taking on these responsibilities, send your CV (including authorization for the processing of personal data according to current regulations), a cover letter in English, and references to risorse.umane@cospe.org and albania@cospe.org by January 31, 2025, with the subject: “FO-Albania 2025”.

In the CV, it is mandatory to specify exact start and end dates (month/year), the position held, and the employer for each job.

Only candidates who meet the required criteria will be contacted to start the selection process.

 Disclaimer

COSPE believes that diversity, equity, and inclusion are key elements for the development and sustainability of organizations. We are committed to creating an inclusive work environment that promotes equal opportunities and respects the diversity of backgrounds, experiences, and opinions of our staff and partners. We ensure that all stages of the staff recruitment and selection process are conducted fairly and transparently, valuing skills and qualifications with a decolonial approach. Additionally, we are committed to using inclusive language in our communications to avoid any form of gender discrimination or bias. COSPE guarantees the rights provided by privacy regulations and states that the information received will only be used for recruitment and selection purposes.

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