Un “Presidio permanente” per la manutenzione dei mezzi di corredo archivistici di Università e di Enti pubblici di ricerca

Un “Presidio permanente” per la manutenzione dei mezzi di corredo archivistici di Università e di Enti pubblici di ricerca

La gestione documentale ha bisogno di strumenti professionali per poter essere all’altezza delle aspettative e per rispondere alle esigenze di un soggetto produttore, tanto nell’ambito pubblico quanto nel privato. Anche gli storici, che utilizzeranno le fonti primarie in futuro, hanno la necessità che la descrizione, la sedimentazione e la tutela degli archivi avvenga con ordine e cura, attraverso una qualità di primissimo piano: il rigore scientifico.

Nell’archivio corrente, cioè nell’età in cui l’archivio nasce e si forma (detto, appunto, “archivio in formazione”) utilizziamo diversi strumenti identificati come “mezzi di corredo”. Essi sono, ad esempio, il registro di protocollo, il repertorio, il titolario, il piano per la fascicolatura, il manuale di gestione, il piano di conservazione, il massimario di selezione, quest’ultimo soprattutto per i trasferimenti all’archivio di deposito e per progettare nel corrente le operazioni di scarto che poi avverranno nel deposito.

Orbene, questi mezzi di corredo sono progettati e redatti da archivisti professionisti e, meglio, da gruppi di lavoro interprofessionali in grado di raggiungere risultati concreti che intersecano l’archivistica, la diplomatica, l’informatica e l’informatica giuridica, il diritto, teoria dell’organizzazione e tutte le scienze che ruotano attorno all’attività amministrativa. Non a caso, per il raggiungimento delle finalità stabilite dalla legge, gli atti devono seguire i criteri stabiliti dall’art. 1 della legge 7 agosto 1990, n. 241. In particolare, possiamo raccordare senza troppa fatica i criteri previsti espressamente dalla legge nei rispettivi mezzi di corredo: l’efficacia (la registratura), efficienza (il titolario), la trasparenza (il fascicolo), l’economicità (massimario di selezione) e, non ultimo, il principio di buon andamento (il manuale di gestione).

Tuttavia, ogni mezzo di corredo è figlio del proprio tempo ed . Infatti, è stato progettato e redatto in una congiuntura e in un contesto giuridico-amministrativo ben determinato. In una parola, i mezzi di corredo hanno bisogno di manutenzione professionale, ma anche di aggiornamento al passo con l’evoluzione tecnologica, normativa e organizzativa. Infatti, E, fatto straordinariamente importante e imprescindibile, tutti i progetti per gli archivi universitari sono stati realizzati in costante sinergia istituzionale e professionale con la Direzione Generale Archivi del Ministero della Cultura, anche quando nel 1997 si chiamava Ufficio centrale per i beni archivisti del Ministero per i beni culturali e ambientali.

Tuttavia, ogni prodotto scientifico è figlio del proprio tempo ed è stato progettato in una congiuntura e in un contesto istituzionale, giuridico e amministrativo ben determinati. In una parola, i mezzi di corredo hanno bisogno di manutenzione professionale, ma anche di aggiornamento al passo con l’evoluzione tecnologica, normativa e organizzativa. Inoltre, i progetti per gli archivi universitari sono stati realizzati in costante sinergia istituzionale con la Direzione Generale Archivi del Ministero della Cultura, anche quando nel 1997 si chiamava Ufficio centrale per i beni archivisti del Ministero per i beni culturali e ambientali. Insomma, trent’anni di progetti condivisi con grande passione.

Per capirci, facciamo due esempi:

1. Il titolario unico nazionale per gli archivi delle università italiane, derivato dal progetto Titulus 97, ha avuto nel periodo 1997-2025 nove edizioni. Ciò significa in media una revisione manutentiva ed evolutiva ogni triennio o poco più. La prima versione distribuiva le funzioni in due blocchi: la prima per l’Amministrazione centrale, la seconda per le Strutture didattiche, di ricerca e di servizio (Facoltà, Dipartimenti, Istituti, Centri, etc.). Nella terza versione fu decisa la fusione in un unico titolario. Nel 2010, con l’introduzione nel nostro ordinamento della legge 30 dicembre 2010, n. 240 (cd. Riforma Gelmini) fu necessario l’adeguamento e l’enucleazione di nuove funzioni. Infine, pochi anni fa, fu necessario inserire le classi inerenti alle funzioni “Sostenibilità” e “Terza missione”, che prima non trovavano agio semplicemente perché non presenti nel funzionigramma degli atenei italiani. Per gli Enti pubblici di ricerca, grazie a un gruppo coordinato da Laura Flora e da Alessia Glielmi, è stato redatto un modello di titolario unico e coordinato.
2. Nel modello di manuale di gestione del 2001 presentato alla Scuola superiore del la PA, oggi SNA, non era rubricata la PEC. Essa, infatti, sarebbe stata introdotta nel nostro ordinamento giuridico soltanto qualche anno più tardi, in particolare con la legge 16/2003 e, soprattutto, con il regolamento contenuto nel DPR 11 febbraio 2005, n. 2005 e le regole tecniche del DM 2 novembre 2005. Pertanto, i paragrafi del Manuale di gestione che all’epoca descrivevano (senza disciplinarli) i modelli di smistamento della corrispondenza in arrivo e le raccomandate con avviso di ricevimento (A/R) hanno dovuto necessariamente fare i conti con la nuova modalità di comunicazione elettronica. Nel 2006, infatti, il modello di Manuale di gestione vide la luce la seconda di altre cinque versioni successive.

Sullo sfondo, inoltre, esiste un tema molto importante. I mezzi di corredo non aggiornati e privi di manutenzione professionale nella migliore delle ipotesi sono personalizzati dal personale di ciascun ente o istituto. Nella peggiore, invece, sono utilizzati solo formalmente, mentre nel disbrigo dell’attività pratica sono applicati nuovi mezzi di corredo “fai-da-te” e approntati alla bisogna senza una visione d’insieme e al di fuori di qualsiasi logica di condivisione professionale. Questo fatto collide inevitabilmente con la natura intrinseca dei mezzi di corredo condivisi, cioè la normalizzazione e l’applicazione di standard compartecipati fra tutti gli enti omogenei (comuni, province, regioni, camere di commercio, università, enti pubblici di ricerca e via dicendo).

Finora Università ed Enti pubblici di ricerca hanno rappresentato e continuano a rappresentare un modello di efficienza e di condivisione nel campo degli archivi e della gestione documentale, anche grazie ai diversi progetti sviluppati nel corso degli anni e portati avanti dalla Comunità professionale di Procedamus, con gli attori istituzionali fondamentali: gli archivisti di Stato afferenti agli organi di vigilanza e di sorveglianza (Soprintendenze archivistiche e bibliografiche, Archivi di Stato) e la Direzione Generale Archivi, senza la quale ogni percorso rischia di rimanere un’idea bellissima, ma idea, non progetto concreto. Oggi i mezzo di corredo sono redatti con l’apporto di associazioni professionali (AIDUSA, ANAI, ANDIG, ANORC) e con il supporto di canali di altissima qualificazione e di penetrazione mediatica (FPA, Filodiritto), cui da quest’anno si è aggiunto il Circolo dei giuristi telematici.

Ciò è avvenuto lungo un percorso trentennale di progetti concreti. Non idee sulla carta, ma realizzazioni pratiche a beneficio di tutta la comunità archivistica. Finora gli interventi sono stati di elevata qualità, hanno garantito la nascita e lo sviluppo della comunità professionale di Procedamus. Ora risulta necessaria una regia strutturale e periodica. Con questo intervento, desideriamo colmare questa lacuna.

Da queste basi è scaturita l’idea di istituire un “Presidio permanente per la manutenzione dei mezzi di corredo archivistici di Università e di Enti pubblici di ricerca”, suddiviso in due gruppi:

a) Comitato tecnico operativo, formato da professionisti sul campo provenienti da Università e da EPR (due al massimo per ente) aderenti a Procedamus, grazie alla compilazione di un form sul sito web; il Comitato tecnico-operativo è aperto anche ad archivisti liberi professionisti e a dottorandi in archivistica e in scienze storiche iscritti a Procedamus Informa alla data del 31 gennaio 2025.

b) Comitato scientifico, formato da esperti del settore e, più precisamente da:

• Dimitri Brunetti, Professore associato di Archivistica all’Università degli Studi di Udine
• Pierluigi Feliciati, Professore associato di Archivistica all’Università degli Studi di Macerata
• Stefano Gardini, Professore associato di Archivistica all’Università degli Studi di Genova
• Maria Idria Gurgo, Archivista di Stato – Direzione Generale Archivi
• Annantonia Martorano, Professoressa associata di Archivistica all’Università degli Studi di Firenze
• Gianni Penzo Doria, Professore associato di Archivistica e di Diplomatica all’Università degli Studi dell’Insubria
• Micaela Procaccia, Associazione nazionale archivistica italiana – ANAI, già Dirigente del MiC-DGA
• Moreno Tivan, Direttore Generale dell’Istituto nazionale di ricerca metrologica – INRIM
• Federico Valacchi, Professore ordinario di Archivistica all’Università degli Studi di Macerata

Il Presidio e, in particolare, il suo Comitato tecnico-operativo, si riunisce periodicamente e, comunque, almeno una volta all’anno per esaminare proposte di modifica, integrazione, cancellazione, manutenzione evolutiva dei mezzi di corredo avanzate dai componenti del Presidio o da università, enti di ricerca, soggetti pubblici o privati. Oppure, anche soltanto per accertare che – in quel particolare frangente e a valle di un esame approfondito – non sussistono esigenze di manutenzione. L’aggiornamento, d’intesa con la Direzione Generale Archivi, sarà successivamente validato dal Comitato scientifico e messo – come sempre – a disposizione della comunità scientifica nazionale.