COSA SONO, A COSA SERVONO, COME SI ACCEDE – Scacchiere Storico

di Federica Fornasiero

Inauguriamo la nostra rubrica cercando di porre le basi per districarsi tra le diverse nozioni archivistiche e per rispondere a domande che sono tutt’altro che banali: cosa sono gli archivi? A cosa servono? Come ci si accede?

Gli archivi – e i documenti d’archivio – sono beni culturali posti sotto la tutela dello Stato. Secondo l’art. 10 del Dlgs. 42/2004 (Codice dei Beni Culturali) «sono beni culturali le cose immobili e mobili appartenenti allo Stato, alle regioni, agli altri enti pubblici territoriali, nonché ad ogni altro ente e istituto pubblico e a persone giuridiche private senza fine di lucro, ivi compresi gli enti ecclesiastici civilmente riconosciuti, che presentano interesse artistico, storico, archeologico o etnografico»; al comma 2, lettera b viene ulteriormente specificato che sono beni culturali «gli archivi e i singoli documenti dello Stato, delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali, nonché di ogni altro ente e istituto pubblico» e ancora al comma 3 «sono altresì beni culturali, quando sia intervenuta la dichiarazione prevista dall’articolo 13», lettera b: «gli archivi e i singoli documenti, appartenenti a privati, che rivestono interesse storico particolarmente importante». L’archivio è inoltre definito istituto e luogo di cultura all’art. 101, comma 1/c, cioè «una struttura permanente che raccoglie, inventaria e conserva documenti originali di interesse storico e ne assicura la consultazione per finalità di studio e ricerca».

Con la parola archivio si intende sostanzialmente sia il luogo fisico in cui viene sedimentata e conservata la documentazione, sia l’insieme delle carte prodotte e ricevute da un soggetto produttore (persona, famiglia, ente) nel corso della propria attività. In un qualsiasi archivio, i documenti sono legati tra loro da quello che viene definito vincolo archivistico, una connessione involontaria e naturale che pone in relazione tra loro i documenti e ne permette la corretta sedimentazione, esplicitando così la struttura dell’archivio stesso. Questa è la caratteristica fondamentale che distingue l’archivio da altri beni culturali, come per esempio da biblioteche, raccolte e collezioni, che sono per natura delle selezioni di oggetti per volontà di chi le ha raccolte, collezionate e pensate. Pertanto, la struttura dell’archivio è immodificabile, mentre la disposizione degli oggetti in una biblioteca, in una raccolta o in una collezione può cambiare nel tempo in base alle necessità.

Quali sono quindi le funzioni degli archivi? Il concetto di archivio è intimamente collegato a quello di memoria. Infatti, ogni soggetto produttore tramanda la memoria di sé e della propria attività tramite le sue carte, e ogni archivio (nell’accezione di istituto di conservazione) svolge quattro funzioni fondamentali per poter tramandare la memoria storica del Paese, dell’ente, della famiglia o della persona di cui custodisce i documenti: conservare, tutelare, valorizzare e rendere fruibile i documenti.

Dato che gli archivi storici sono i custodi della memoria nazionale, il loro accesso – quanto meno per quanto riguarda quelli pubblici – è totalmente gratuito e libero, a seguito della registrazione con carta d’identità e alla compilazione di un apposito modulo. Viene ovviamente richiesto di rispettare le regole deontologiche legate alla ricerca storica e amministrativa, i vari regolamenti di accesso alle sale studio e alla consultazione dei documenti, nonché delle accortezze che possono variare da archivio ad archivio. Alcuni di essi, come per esempio gli archivi di stato, al momento della registrazione forniscono le credenziali di accesso ai software utilizzati per la richiesta del materiale documentario che si vuole consultare.

Come si fa però a richiedere un “pezzo”? È possibile consultare tutti i documenti conservati negli archivi pubblici e privati?
Richiedere un pezzo (solitamente si richiede una busta, contenente uno o più fascicoli) in un qualsiasi archivio è molto semplice, a patto però che si conoscano i “dati identificativi” dell’unità archivistica d’interesse. Prima di tutto, non bisogna aver timore di rivolgersi ai funzionari e al personale d’archivio, qualora si abbiano dei dubbi oppure quando non si ha ben chiaro come approcciarsi alla ricerca. Gli archivisti sono “i custodi della memoria”, conoscono l’archivio e i suoi fondi e sono pertanto degli alleati fondamentali, soprattutto quando si è alle prime armi. Inoltre, sanno quali sono gli strumenti di ricerca e i mezzi di corredo adatti per il vaglio e il recupero non solo della documentazione, ma anche degli estremi da indicare per il reperimento di quanto desiderato.

Ogni sala studio, infatti, mette a disposizione una serie di volumi – chiamati appunto strumenti di ricerca e mezzi di corredo – che possano agevolare la ricerca: elenchi, guide, inventari, indici, repertori e rubriche, ma anche edizioni critiche e documentarie riportano – in maniera sommaria o analitica – la descrizione dei fondi archivistici. Solitamente, esplicitano anche i dati fondamentali per il recupero delle unità da richiedere: identificazione del fondo, della serie, delle buste e delle unità archivistiche; estremi cronologici; segnatura archivistica e/o numero di corda. Questi due elementi possono eventualmente coincidere: la segnatura archivistica indica la posizione logica all’interno della struttura appunto logica dell’archivio (fondo, serie, busta, unità archivistica), mentre il numero di corda palesa la collocazione fisica dell’unità nell’archivio.

Per quanto riguarda la consultazione delle carte, negli archivi di stato e negli archivi storici degli enti pubblici, quest’ultima è soggetta all’art. 122, comma 1 del Codice dei beni culturali, il quale specifica che i documenti sono liberamente consultabili, con qualche eccezione:

a) i documenti a carattere riservato, relativi alla politica estera o interna dello Stato, diventano consultabili cinquant’anni anni dalla loro data;
b) quelli contenenti dati sensibili o relativi a procedimenti penali sono consultabili quarant’anni dalla loro data o dopo settant’anni se contengono dati che possano rivelare lo stato di stato di salute, la vita sessuale o rapporti di tipo famigliare.

Qualora invece si voglia accedere a tali informazioni prima della decorrenza dei termini indicati dal comma 1, il comma 2 spiega che «i documenti restano accessibili ai sensi della disciplina sull’accesso dei documenti amministrativi». A queste disposizioni sono inoltre soggetti gli archivi privati depositati, ereditati o ceduti agli archivi pubblici; tuttavia, il privato ha diritto ad apporre un eventuale «condizione di non consultabilità di tutti o parte dei documenti dell’ultimo settantennio» (comma 3).

Queste sono le basi per un primo approccio alla materia, prossimamente si spiegheranno più nel dettaglio alcuni dei concetti fondamentali dell’archivistica.

Federica Fornasiero – Scacchiere Storico

Bibliografia

Archivistica. Teoria, metodi, pratiche, a cura di L. Giuva, M. Guercio, Carocci 2017
P. Carucci, Gli archivi peroniani, in Archivi per la storia, 2/1994, pp. 9-14 https://www.anai.org/wp-content/uploads/2023/02/ANAI-Archivi-per-la Storia_07_02.pdf.

Codice dei beni culturali e del paesaggio, D. Lgs 42/2004, all’URL https://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:decreto.legislativo:2004-01-22;42!vig=.

G. Costamagna, Dalla “charta” all’”instrumentum”, in Il notariato medievale bolognese, Atti di un convegno (febbraio 1976), Roma 1977 (Studi storici sul notariato italiano, III), pp. 7-26, all’URL http://tdtc.bytenet.it/comunicati/costamagna-dallacharta.pdf.

G. Da Molin, A. Carbone, Carte d’archivio. Storia della popolazione italiana tra XV e XX secolo, Cacucci 2016.

M. Lanzini, L’utile oggetto di ammassare notizie. Archivi e archivisti a Milano tra Settecento e Ottocento, Cosme B.B. 2019.

Manuale di archivistica, a cura di P. Carucci, M. Guercio, Carocci 2020.

Manuale di archivistica, a cura di N. Silvestro, Edizioni Simone 2022.

A. Pratesi, Genesi e forme del documento medievale, Jouvence 1979, all’URL https://archive.org/details/pratesi-1979-genesi.

Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica, pubblicate ai sensi dell’art. 20, comma 4, del d.lgs. 10 agosto 2018, n. 101 – 19 dicembre 2018, all’URL https://www.garanteprivacy.it/home/docweb/-/docweb-display/docweb/9069661.

SAB, Soprintendenza Archivistica e Bibliografica della Lombardia, https://sab-lom.cultura.gov.it/home.

Sitografia per conoscere gli archivi

ANAI, Associazione Nazionale Archivistica Italiana, https://anai.org/
Archivio Digitale, https://archiviodigitale-icar.cultura.gov.it/
DGA, Direzione Generale Archivi, https://archivi.cultura.gov.it/home
ICAR, Istituto Centrale per gli Archivi, https://icar.cultura.gov.it/home
SAN, Sistema Archivistico Nazionale, https://www.san.beniculturali.it/web/san/home;jsessionid=48BAE2A2CA7D7E12CCCE4143ED80C35D.sanapp01_portal
SIAS, Sistema Informativo degli Archivi di Stato, https://sias-archivi.cultura.gov.it/cgi-bin/pagina.pl
SIUSA, Sistema Informativo per le Soprintendenze Archivistiche, https://siusa-archivi.cultura.gov.it/

(tutti gli URL sono stati consultati e sono attivi al 10 gennaio 2025)

Immagine di copertina: Decreti originali per mese, 1857. Sala Filangieri (ex Refettorio), Grande Archivio di Stato, Napoli (fonte: autore, Mattia Luigi Nappi; licenza, CC BY-SA 4.0)